Elektronische Rechnungen: PDFs sollen morgen von gestern sein

Spätestens mit 1. Jänner 2013 sollen elektronische Rechnungen der Papierrechnung gleichgestellt sein, da dies die EU-Richtlinie 2010/45 fordert. Derzeit müssen elektronische Rechnungen eine digitale Signatur beinhalten, um beim Vorsteuerabzug geltend gemacht werden zu können. Papierrechnungen hingegen, müssen nicht unterschrieben werden. Nur wenige Unternehmen wissen darüber Bescheid, dass es für die Archivierung elektronischer Rechnungen nicht genügt diese auszudrucken, sondern, dass diese elektronisch 7 Jahre lang im ursprünglichen Format gemeinsam mit der digitalen Signatur gespeichert werden müssen. 

Ei n Unternehmer kann seine Rechnungen elektronisch übermitteln, wenn:

–          der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung formlos zustimmt,

–          die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes gewährleistet ist (digitale Signatur) und

–          die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes bezüglich der Rechnungsbestandteile eingehalten werden.

Bi slang werden elektronische Rechnungen vorrangig als PDF-Dateien versandt. Ziel ist es jedoch großflächig auf das Format ebInterface umzustellen, um mittels geeigneter Software eine automatische Verbuchung möglich zu machen. Der elektronische XML Rechnungsstandard ebInterface Version 4.0 (www.ebinterface.at) ermöglicht es, vollautomatisch und gesetzeskonform, elektronische Rechnungen zu erstellen und deren Eingang zu verwalten. Er kann von kleinen und mittleren Unternehmen, die ERP, FiBu-Software oder auch SAP verwenden, eingesetzt werden.

(Lilian Levai) 12/11

siehe auch: Elektronische Rechnung (03/2013), Abgabenänderungsgesetz 2012 (07/2012)