Neuerungen Kassensysteme und Aufzeichnungspflichten

Die Steuergesetze bestimmen, dass Betriebe all ihre Bareinnahmen (auch Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarten, Gutscheinen etc.) zur Losungsermittlung einzeln erfassen müssen. Zu diesem Zweck sind Unternehmen, deren Jahresumsatz 15.000€ und deren Barumsätze jährlich 7.500€ übersteigen, ab 01.01.2016 dazu verpflichtet, ein elektronisches Aufzeichnungssystem (eine Registrierkasse) zu verwenden.

Darüber hinaus besteht mit Jahreswechsel die Verpflichtung, Belege für Barzahlungen zu erstellen, die dem Kunden auszuhändigen sind. Der Käufer muss diesen zum Nachweis für eine etwaige Finanzverwaltungskontrolle so lange bei sich behalten, bis er die Geschäftsräumlichkeiten verlässt. Belege müssen die folgenden Inhalte aufweisen:

–        die Bezeichnung des leistenden Betriebes

–        eine fortlaufende Nummer zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls

–        den Ausstellungstag des Beleges

–        die Menge und Bezeichnung der Ware bzw. Dienstleistung

–        den Betrag der Barzahlung

Werden elektronische Kassensysteme verwendet, kommen Erfordernisse hinzu:

–        die Kassenidentifikationsnummer

–        Datum und Uhrzeit der Belegausstellung

–        der nach Steuersätzen getrennte Betrag der Barzahlung

–        ein maschinenlesbarer Code (QR-Code)

Im Wesentlichen müssen Registrierkassen technisch derart ausgestattet sein, dass jeder Barumsatz erfasst und abgespeichert wird (Datenerfassungsprotokoll), Barumsätze laufend summiert werden (Summenspeicher) und diese Umsätze und Belege elektronisch signiert werden können (Signaturerstellungseinheit).

Der Unternehmer muss von jedem Beleg eine Durchschrift machen oder diesen elektronisch speichern und wie andere Buchhaltungsunterlagen sieben Jahre lang aufbewahren.

Grundsätzlich ist der Kassasturz ab 2016 nicht mehr zulässig; bis dahin ist dieser für Unternehmen mit maximal 150.000€ Jahresumsatz erlaubt. Die Registrierkassensicherheitsverordnung sieht aber in bestimmten Fällen bei der Einzelaufzeichnungspflicht, bei der Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems und der Belegerteilungsverpflichtung Ausnahmen bzw. Erleichterungen vor. Ausnahmen gelten für:

–        Betriebe mit einem Jahresumsatz von höchstens 30.000€, die ihre Geschäfte an öffentlichen Orten betreiben (Kalte-Händeregelung)

–        Vereine mit ihren unentbehrlichen Hilfsbetrieben

–        einige Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten

Ausschließlich von der Registrierkassenpflicht sind Betriebe ausgenommen, bei denen keine Bezahlung mit Bargeld erfolgt (insbesondere Webshops). Sogenannte „mobile Gruppen“ (z.B. mobil tätige Friseure, Masseure etc.) dürfen ihre Geschäftsfälle nachträglich in der elektronischen Kasse am Betriebsort erfassen.

Mit 01.01.2017 müssen alle Kassensysteme auch über eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation verfügen. Geplant ist, dass über einen Adapter eine sogenannte Smartcard in die Kasse gesteckt wird, die eine digitale Signatur erzeugt. Diese wird sowohl auf den Beleg gedruckt, als auch auf der Karte gespeichert. Die dabei gesammelten Daten werden nicht automatisch an das Finanzamt weitergeleitet, sondern nur bei einer Betriebsprüfung abgefragt.

STEUERtipp: 
Um die Finanzierung der künftig nötigen Systeme zu erleichtern, kann eine (steuerfreie) Prämie in der Höhe von 200€ pro Kassensystem beim Betriebsfinanzamt beantragt werden (sofern die Ausgaben vor dem 01.01.2017 erfolgt sind).

(Lilian Levai) 09/15

Siehe auch: Kassensysteme und Aufzeichnungspflichten (03/15), Kassenrichtlinie 2012 (03/12)