Kassensysteme und Aufzeichnungspflichten

Derzeit gibt es in Österreich keine Belegpflicht, keine Registrierkassenpflicht und keine Verpflichtung dazu ein Kassensicherungsprogramm zu verwenden. Entsprechend der Barbewegungsverordnung müssen aber alle Umsätze einzeln aufgezeichnet werden, sodass ihre Entstehung und Abwicklung nachvollziehbar sind. Die vereinfachte Möglichkeit, die Losung per Kassasturz am Ende eines Tages zu ermitteln, steht aktuell Unternehmen offen, deren Jahresumsatz 150.000€ nicht überschreitet und für Unternehmerinnen im Freien (z.B. Maronibraterinnen, Eisbars).

Die Regelungen die Aufzeichnungspflichten bzw. die Ordnungsmäßigkeit von Kassensystemen betreffend sind in der Kassenrichtlinie 2012 festgehalten. Als Mindestvoraussetzung der Grundaufzeichnungen und der Losungsermittlung bei der Nutzung von Registrierkassen und anderer Kassensysteme gilt, dass die laufende Protokollierung der Datenerfassung und auch nachträgliche Änderungen und Stornierungen nachvollziehbar bleiben müssen. Eine Manipulation im Nachhinein darf nicht möglich sein und alle Transaktionen müssen sicht- und auswertbar sein. 

Wenn eine Unternehmerin nicht über eine Registrierkasse bzw. ein anderes Kassensystem verfügt, müssen trotzdem ein ordnungsgemäßer Umgang mit Bargeld gewahrt und entsprechende Aufzeichnungen nachgewiesen werden. Grundsätzlich sind alle Barbewegungen unmittelbar nach der Durchführung aufzuzeichnen. Zu erfassen ist der Zeitpunkt der Bewegung, der Betrag und die fortlaufende Nummer, sodass der aktuelle Kassensaldo jederzeit überprüfbar ist.

(Lilian Levai) 03/15

Siehe auch: Kassenrichtlinie 2012 (03/12)