Neu im USP: Die elektronische Rechnung an den Bund

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Ab 1. Jänner sind Rechnungen über Waren und Dienstleistungen an Bundesdienststellen (siehe www.bbg.gv.at) ausschließlich elektronisch über das Unternehmensserviceportal („USP“) zu übermitteln. Hierfür bedarf es einer einmaligen Registrierung unter www.usp.gv.at mit den Zugangsdaten zu FinanzOnline, mittels Handysignatur oder mit der Bürgerkarte. Stehen ihnen als Unternehmer diese Möglichkeiten für die Registrierung nicht zur Verfügung, können sie sich direkt beim zuständigen Finanzamt für das USP erstmalig anmelden. Nach der Anmeldung am USP können die Rechnungen im Portal als XML-Datei (entsprechende Plug-Ins stehen zur Verfügung) hochgeladen oder direkt im Webformular eingegeben werden. Dabei ist es auch möglich Beilagen bis zu 15 MB anzuhängen.

Die Registrierung auf USP ist auch für die Meldung an das Datenverarbeitungsregister (DVR) nötig, da diese seit 1. September 2012 nur noch elektronisch möglich ist. Davon betroffen sind praktisch alle Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten. Unter personenbezogene Daten fallen nicht nur der Name, das Geburtsdatum, die Adresse oder die Sozialversicherungsnummer, sondern auch Videoaufzeichnungen, Fotos und Stimmaufnahmen sowie biometrische Daten wie etwa Fingerabdrücke. Mit der Erstmeldung erfolgt die Zuteilung einer siebenstelligen Datenverarbeitungsregisternummer (DVR-Nr.), die in allen Schreiben des Geschäftsverkehrs anzuführen ist. Unter Nachweis der Identität hat jede Person mittels schriftlichen Antrags beim Unternehmen das Recht auf Auskunft darüber, wer welche Daten über ihn verarbeitet, woher die Daten stammen und wozu sie verwendet werden, insbesondere auch an wen sie übermittelt werden, sowie das Recht auf Richtigstellung unrichtiger Daten und das Recht auf Löschung unzulässigerweise verarbeiteter Daten. Diese Auskunft hat vom Unternehmer innerhalb von acht Wochen zu erfolgen.

Weiters bietet das USP folgende Services an:

  • FinanzOnline: die direkte Verbindung jedes Unternehmers zum zuständigen Finanzamt;
  • Elektronischer Datenaustausch mit der Sozialversicherung (ELDA): dieses Service ermöglicht Dienstgebern, Meldungen online zu erfassen und zu versenden;
  • WEB-BE-Kundenportal der Sozialversicherung (WEBEKU): gewährt Kunden die Einsicht auf die Beitragskonten bei allen Gebietskrankenkassen;
  • SVA-Onlineservice für Versicherte: damit können SVA-Versicherte auf Beitragsvorschreibungen zugreifen;
  • Portalanwendungen der Bauarbeiter-Urlaubs-& Abfertigungskasse (eBUAK): zur elektronischen Abwicklung von Schlechtwettereingaben, Urlaubsentgelteinreichungen, Zuschlagsmeldungen und zum Abrufen von Kontoinformationen;
  • Elektronisches Datenmanagement des Lebensministeriums (EDM): ermöglicht Unternehmen Melde- und Berichtspflichten sowie ausgewählte Verwaltungsverfahren im Umweltbereich abzuwickeln;
  • Transparenzportal: zur Abfrage über die eigenen erhaltenen Leistungen/Förderungen;
  • Zentrales Waffenregister (ZWR)
  • Kontrollsystem Automatenglücksspiel
  • weitere E-Government-Anwendungen kommen laufend hinzu

(Renate Schneider) 03/14

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