Fragen zur Rechnung

Seit der Ausgabe des STEUERfrei (Juli – Sepember 2009) gibt es die neue Rubrik STEUERbasics. Steuerrechtlich komplizierte Themen werden hier vereinfacht dargestellt und verständlich gemacht. Dieses Mal befassen sich die STEUERbasics mit dem Thema Rechnungen.

Wer muss eine Rechnung ausstellen?
Wenn Unternehmer mit anderen Unternehmern oder juristischen Personen, soweit sie nicht Unternehmer sind, geschäftlich verkehren, dann muss eine Rechnung nach Erbringen der Leistung gestellt werden. Zusätzlich müssen für Bau- und Renovierungsarbeiten bei Gebäuden Rechnungen ausgestellt werden, auch wenn der Kunde Endverbraucher ist.

Wer darf keine Rechnung ausstellen?
Der Begriff der „Rechnung“ kommt aus der Wirtschaftswelt, es gibt aber deshalb kein Verbot für private Personen oder Institutionen, Rechnungen (Abrechnungen, Verrechnungen) zu schreiben. Aber es darf keinesfalls eine Mehrwertsteuer verrechnet werden.

Wer kann eine Rechnung ausstellen?
Wenn jemand mit privaten Endverbrauchern Geschäfte macht, muss grundsätzlich keine Rechnung ausgestellt werden, es kann aber (auch auf Wunsch des Kunden) eine Rechnung ausgestellt werden.

Müssen Rechnungen durchgehend nummeriert werden?
Rechnungen müssen eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen bzw. Buchstabenreihen, die einmalig vergeben werden und zur Identifizierung dienen, enthalten. 

• Eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist ebenfalls möglich, sofern das Erfordernis der fortlaufenden Bezeichnung gewährleistet ist.
• Bei Gutschriften muss ebenfalls eine durchgehende Nummerierung vorhanden sein, sie kann aber getrennt von den Rechnungen erfolgen.
• Der Zeitpunkt für den Beginn kann frei gewählt werden, muss jedoch systematisch sein.
• Es kann auch verschiedene Rechnungskreise geben, die Zuordnung muss jedoch eindeutig sein.
• Auf Rechnungen an Privatkunden kann die fortlaufende Nummerierung nur dann entfallen, wenn der Unternehmer die Rechnungen für Unternehmer und Privatkunden getrennt führt. 

Ist dies nicht der Fall, muss eine fortlaufende Nummer vorhanden sein.
Der Rechnungsempfänger ist nicht verpflichtet, diese Nummerierung zu kontrollieren.

Muss ein Rechnungsbuch geführt werden?
Ein Buch zur Erfassung der Rechnungen ist gesetzlich zwar nicht vorgeschrieben, aber
• die Richtigkeit der fortlaufenden Nummer muss gewährleistet sein und
• Durchschriften der Rechnungen sind anzufertigen und 7 Jahre aufzuheben.

Es empfiehlt sich ein Buch bzw. eine Liste zu führen, sofern nicht ein edv-gestütztes Journal vorliegt.

Was sollte in einem Rechnungsbuch stehen?
• Ausstellungsdatum
• fortlaufende Nummer
• Kunde
• Bezeichnung der Ware / Leistung
• Nettobetrag
• Steuersatz und –betrag
• Bruttobetrag

Muss eine Rechnung unterschrieben werden?
Eine Rechnung muss grundsätzlich nicht unterschrieben werden.

Sonderformen der Rechnung:
Honorarnote: Diese sind genauso zu behandeln wie Rechnungen.

Fahrschein: Fahrausweise gelten als Rechnung, wenn im Ausstellungsdatum eine Angabe des Steuersatzes enthalten ist.

Mietvorschreibung: In den Fällen von Mietverträgen oder ähnlichen Verträgen über eine Dauerleistung anerkennt die Finanzverwaltung eine „Dauerrechnung“. Diese Dauerrechnung wird in der Regel nur einmal jährlich ausgestellt. Für den Leistungszeitraum kann z.B. der erste Monat im Jahr angeführt werden mit dem Zusatz, dass die Vorschreibung solange gilt, bis eine neue Vorschreibung erfolgt. Enthält diese Rechnung alle gesetzlichen Bestandteile und wird die Miete bezahlt, steht für alle Monate der Vorsteuerabzug zu.

Bescheide: Gebührenabrechnungen für Infrastrukturkosten wie Wasser oder Müllbeseitigung können auch in Form von Bescheiden erfolgen.

Elektronische Rechnungen: Rechnungen können auch auf elektronischem Weg übermittelt werden. Dazu ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich (die auch durch stillschweigende Anerkennung erfolgen kann) sowie Sicherstellung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts. Das kann auf zwei Arten erfolgen: 
– mit elektronischer Signatur 
– im EDI-Verfahren (normierter elektronischer Datenaustausch)

(Barbara Hagenmüller, Marina Polly) 12/09